Koliko članova treba da ima CAF radna grupa i koje su uloge?

Broj članova se definiše u zavisnosti od veličine institucije i broja organizacionih jedinica, jer svaka veća organizaciona jedinica treba da bude zastupljena u radnoj grupi, kako bi se dobila procjena za cijelu instituciju. Međutim, treba napomenuti da grupa za samoprocjenu ne bi smjela biti prevelika – preporuka je najviše dvanaest članova ili manje.
Uloga svih članova grupe za samoprocenu je da daju mišljenja o pitanjima iz 28 podkriterijuma, na osnovu izjava koje su potkrepljene dokazima.
Potrebno je u odluci o imenovanju radne grupe za samoprocjenu navesti ko će biti menadžer CAF-projekta, kao i ko će obavljati administrativne i tehničke poslove za grupu? Koordinator CAF-a treba da upravlja diskusijama i zajedno sa članovima Caf radne grupe radi na objedinjavanju odgovora iz samoocjenjivanja, kao i da pomogne Grupi da lakše dođe do konsenzusa. Zajedno sa administratorom ove radne grupe priprema se prvi izveštaj o samoprocjeni i daje rukovodstvu na uvid.
Menadžer inicira i upravlja izradom Plana unaprjeđenja zajedno sa Grupom za samoprocjenu, ako je moguće u prisustvu menadžmenta institucije. Menadžer iniciraja sastanke ove radne grupe sa ciljem praćenja i evaluacije. Grupa može predložiti menadžmentu prijavu za CAF oznaku uspješnog korisnika, kao i pokrenuti proces dobijanja uspješne korisničke oznake.